בין אם מדובר בחברה פרטית, עירייה או מוסד ממשלתי – במידה ומתקיימת ישיבה הנוגעת להמשך ההתקדמות של הארגון, כדאי לתעד אותה היטב. מעבר להיבטים המשפטיים המובהקים, לעריכת פרוטוקול ישנם יתרונות נוספים כמו: אפשרות ניהול טובה יותר של משימות לביצוע, היכולת לקיים עיון חוזר ומעקב אחר נתונים וכמובן האפשרות להפיץ את המידע לגורמים הרלוונטיים.

פה המקום לציין, כי רשויות ציבוריות מחויבות בהתאם ל-חוק חופש המידע, לפעול בשקיפות מלאה ולספק לאזרחי המדינה גישה חופשית לסיכומי הישיבות שלהם (ניתן למצוא באתרי הכנסת, מועצות, עיריות וכד'). על מנת שניתן יהיה לתמלל את הלך הישיבה בצורה המדויקת ביותר, חשוב לוודא ששירותי ההקלטה יהיו איכותיים. טיב ההקלטה משפיע באופן ישיר על איכות הפרוטוקול. על המקליט לוודא באופן אקטיבי במהלך הדיון, ובאמצעות אוזניות, כי כל המשתתפים נשמעים היטב. במידת הצורך, יתזכר המקליט את הדובר לדבר בקול רם יותר על מנת לשפר את מובנות הדיבור. בנוסף, על המקליט לספק למתמלל את קובץ 'אינדקס דוברים' אשר נערך על ידו במהלך הישיבה.

הצלחתם להשיג הקלטה איכותית? יופי, עשיתם כבר חצי מהעבודה. כעת עליכם למצוא חברת תמלול איכותית שמבטיחה לספק בתוך זמן סביר (בדרך כלל עד 5 ימי עסקים, תלוי באורך ההקלטה) פרוטוקול שמתעד במדויק את הדוברים ואת דבריהם. הפרוטוקול ייערך על פי בקשתכם, בהתאם לעימוד ולסגנון הספציפי שתבקשו. שימו לב, חברות תמלול שעובדות על פי תעריף של מחיר לעמוד, עלולות לרווח את העמוד לבחירתן ובכך לייקר מאד את עלות התמלול. המלצתנו היא לסגור עם חברת התמלול מחיר קבוע מראש, כך שבסוף העבודה לא יהיו הפתעות חריגות ואי נעימויות.